Fragen von Prozessverantwortlichen und -mitwirkenden
Der Prozessverantwortliche verantwortet als Experte inhaltlich einen Prozess.
Der Prozessverantwortliche verantwortet als Experte inhaltlich einen Prozess. Er ist Ansprechpartner für alle Prozessnutzer und verfügt über alle Berechtigungen zum verantworteten Prozess.
Ein Prozessmitwirkender kann zur fachlichen Unterstützung des Prozessverantwortlichen zugeordnet werden.
Ich wurde Prozessverantwortlicher, welche Aufgaben habe ich?
Vom BPM-Manager wirst Du einem Prozess als Prozessverantwortlicher zugeordnet, wenn Du für diesen Prozess Verantwortung trägst.
Ein Prozessverantwortlicher kann
- weitere Benutzer als Prozessverantwortliche benennen
- bestimmen, wer bestimmte Prozesse nicht sehen darf
- für Prozesse Anhänge (Links, Dokumente, Video-Links) hinzufügen und entfernen
- alle Versionen des Prozesses sehen
- den Freigabeprozess steuern, also das Review des Prozesses starten, den Reviewverantwortlichen bestimmen, das Review auswerten und schließlich den Prozess freigeben und mit einem bestimmten Gültigkeitszeitraum veröffentlichen
- den Prozess und dessen Elemente hinsichtlich der Risiken und Chancen bewerten sowie deren regelmäßige Kontrolle festlegen
Ich bin Prozessmitwirkender, was kann ich tun?
Prozessmitwirkende werden durch den BPM-Manager oder den Prozessverantwortlichen einem Prozess zugeordnet. Prozessmitwirkende leisten vor allem fachlich-inhaltliche Unterstützung für den Prozessverantwortlichen.
Als Prozessmitwirkender kannst Du für ausreichende, zutreffende und aktuelle Informationen zum Prozess sorgen, indem Du dem Prozess Anhänge (Links, Dokumente, Video-Links) hinzufügst und sie aktuell hältst.
Ein Prozessmitwirkender kann zur Unterstützung des Prozessverantwortlichen
- für Prozesse Anhänge (Links, Dokumente, Video-Links) hinzufügen und entfernen
- alle Versionen des Prozesses sehen
Wie kann ich als Prozessverantwortlicher einem Prozess Benutzer mit bestimmten Rollen hinzufügen?
Als Prozessverantwortlicher kannst Du einem Prozess Benutzer in verschiedenen Rollen hinzufügen.
- Als Prozessbeteiligte sehen die Benutzer die aktuell gültige Version der Prozesse, an denen sie beteiligt wurden, unter Relevante Prozesse und werden bei Änderungen automatisch benachrichtigt. Für Prozessbeteiligte wird dadurch deutlicher, welche Prozesse für sie relevant sind.
- Als Prozessmitwirkende können die Benutzer alle Versionen der Prozesse sehen, denen sie zugeordnet wurden. Sie sehen die Prozesse unter Relevante Prozesse und werden bei Änderungen automatisch benachrichtigt. Außerdem können sie Anhänge hinzufügen.
Als Prozessverantwortlicher kannst Du zudem weitere Prozessverantwortliche hinzufügen und Benutzer für bestimmte Prozesse sperren.
Um Benutzer mit bestimmten Rollen hinzuzufügen, wähle auf der Prozessseite ⋮ Rollen und Berechtigungen. Ein Dialog erscheint. Wähle aus, ob Du Mitglieder oder Gruppen hinzufügen willst. Aktiviere die Auswahlfelder der Benutzer oder Gruppen, die der jeweiligen Rolle hinzugefügt werden sollen. Um das Hinzufügen abzuschließen, klicke auf Auswahl übernehmen.
Beim Start eines Reviews wird durch den Prozessverantwortlichen ein Reviewverantwortlicher festgelegt. Er ist Ansprechpartner für alle Reviewteilnehmer und verfügt über alle Berechtigungen zum verantworteten Review. Der Reviewverantwortliche bereitet die Entscheidung des Prozessverantwortlichen über die Freigabe der Prozessversion vor.
Wie kann ich meine Prozesse aktualisieren?
Prozessversionen können initial grundsätzlich auf folgenden Wegen im Prozessraum zur Verfügung gestellt werden:
- Import von BPMN-Diagrammen aus beliebigen Modellierungswerkzeugen als BPMN-Datei
- Hochladen von BPMN-Diagrammen per Plug-in aus einem Modellierungswerkzeug
- Erstellen eines Entwurfs in Bpanda als Prozessskizze (Name, Beschreibung), Happy Path (Taskliste mit Zuordnung zu Verantwortungsbereichen und automatischer Diagrammerstellung) oder Prozessdiagramm (im integrierten Modeler) und einreichen als Prozessrevision
Entwürfe können ausschließlich durch Prozessdesigner und BPM-Manager erstellt werden.
Als Prozessverantwortlicher bist Du auch für die Aktualisierung der Prozesse zuständig. Die Aktualisierung eines Prozesses erfolgt durch das Bereitstellen einer aktualisierten Prozessversion (Revision) und das Durchlaufen des anschließenden Freigabeprozesses, an dessen Ende die neue Prozessversion freigegeben und mit einem Gültigkeitszeitraum veröffentlicht wird.
Prozesse aus Modellierungswerkzeugen werden zur Aktualisierung in geänderter Fassung importiert oder hochgeladen. Die Plug-ins sorgen dabei für eine automatische Zuordnung zum Vorgänger.
Wie stelle ich als Prozessverantwortlicher die Sichtbarkeit meines Prozesses ein?
Als Prozessverantwortlicher kannst Du die Sichtbarkeit für Deine Prozesse einschränken, indem Du einzelne Prozesse für bestimmte Benutzer oder Gruppen sperrst. Diese Prozesse sind für diese Benutzer und Gruppen dann nicht sichtbar.
Wechsle auf der Prozessseite in das Register Verwalten und klicke im Abschnitt Gesperrte Benutzer auf Hinzufügen. Aktiviere für alle Mitglieder oder Gruppen, für die der Prozess nicht sichtbar sein soll, das Auswahlfeld und bestätige dann mit Auswahl übernehmen.
Wie kann ich Prozesse löschen oder entfernen?
Prozesse können aufgrund von Revisionssicherheit nicht gelöscht oder entfernt werden. Um Prozesse nicht mehr erscheinen zu lassen, können diese ausgeblendet werden.
Siehe auch: Prozesse aus- oder einblenden
Wie kann ich einem Prozess ein Dokument hinzufügen?
Als Prozessverantwortlicher und Prozessmitwirkender kannst Du einem Prozess Dokumente bis zu einer Größe von 50 MB hinzufügen.
Um den Dialog zum Hinzufügen eines Dokuments zu öffnen, klicke auf der Prozessseite im Register Übersicht im Abschnitt Anhänge auf Neuer Anhang und dann auf das Dokument-Symbol.
Der Standarddialog zum Öffnen einer Datei erscheint. Wähle die Datei aus. Das Dokument wird in einer Liste dargestellt und kann durch eine Beschreibung ergänzt werden. Um das Hinzufügen abzuschließen, klicke auf Speichern.
Du kannst das Dokument im gleichen Dialog über das Entfernen-Symbol wieder entfernen.
Das Dokument wird im Abschnitt Anhänge angezeigt. Die Beschreibung kannst Du über ⋮ aufrufen.
Wie und wann erfahre ich, dass ein veröffentlichter Prozess ungültig wird oder ist?
Als Prozessverantwortlicher erhältst Du sechs Wochen vor Ablauf der Gültigkeit eines veröffentlichten Prozesses eine Benachrichtigung. Gleichzeitig wird Dir unter Meine Aufgaben eine Information “Die Version Deines Prozesses ‘{{name}}’ läuft ab” angezeigt.
Wenn die Gültigkeit abgelaufen ist, dann erscheint die Information “Die Version Deines Prozesses ‘{{name}}’ ist abgelaufen. Bitte kümmere Dich um eine neue Prozessversion”.
Wie kann ich einem Prozess ein erläuterndes Video hinzufügen?
Als Prozessverantwortlicher und Prozessmitwirkender kannst Du einem Prozess Links auf Videos hinzufügen, um z.B. allen Benutzern ein erläuterndes Video bereitzustellen.
Um einem Prozess einen Link auf ein Video hinzuzufügen, benötigst Du den Link auf das Video, den die jeweilige Video-Plattform (YouTube oder Vimeo) zur Verfügung stellt. Kopiere dort den Video-Link, um ihn anschließend im URL-Feld einzufügen.
Um den Dialog zum Einfügen eines Videolinks zu öffnen, klicke auf der Prozessseite im Register Übersicht im Abschnitt Anhänge auf Neuer Anhang und dann auf das Video-Symbol.
Ein Dialog erscheint, in dem Du den Video-Link im Feld URL einfügen kannst. Um die Videoverknüpfung dem Prozess hinzuzufügen, klicke auf Hinzufügen. Das Video wird in einer Liste dargestellt und kann durch eine Beschreibung ergänzt werden. Um das Hinzufügen abzuschließen, klicke auf Speichern.
Du kannst die Verknüpfung im gleichen Dialog über das Entfernen-Symbol entfernen.
Die Verknüpfung ist angelegt und das Video wird im Abschnitt Anhänge angezeigt. Die Beschreibung kannst Du über ⋮ aufrufen.