Reviews durchführen

Prozesse sind nicht in Stein gemeißelt. Es lohnt sich, sie zu diskutieren, um sie besser zu verstehen und besser zu machen.

Prozessdarstellungen müssen mit der Entwicklung der konkreten Abläufe im Unternehmen Schritt halten. Ein wesentlicher Aspekt der Akzeptanz und engagierten Umsetzung von Prozessen ist die Berücksichtigung der Gegebenheiten, die die Prozessbeteiligten vorfinden. Die Prozessverantwortlichen sind also auf die Hinweise aller Beteiligten angewiesen, um Prozessziele optimal umsetzen zu können.

Aus den Fragen, Verbesserungsvorschlägen und Reviewbewertungen ergeben sich Anhaltspunkte für die Verbesserung von Prozessen, die außerdem auch vielfältigen äußeren Einflüssen unterliegen, z.B. rechtlichen Regelungen und Vorschriften sowie betriebswirtschaftlichen Entscheidungen.

Wenn lediglich Korrekturen an Beschreibungen oder Benennungen von Prozesselementen notwendig sind, dann kann eine Revision auch ohne Review freigegeben werden. Die Versionsnummer muss erhöht werden, denn auch formale Änderungen müssen protokolliert werden.

Bei der Erstellung einer neuen Prozessversion wird versucht, all diesen Einflüssen Rechnung zu tragen. Prozessdesigner können den integrierten Modeler nutzen, um neue Prozessversionen zu entwerfen.

In einem Freigabeprozess werden neue Prozessversionen (Revisionen) in einem Review bewertet und dann abgelehnt oder mit einem bestimmten Gültigkeitszeitraum veröffentlicht.

Um Prozesse weiterzuentwickeln und Abläufe so zu verbessern, hast Du folgende Möglichkeiten:

Du kannst zu jedem gültigen Prozess im Register Q&A Fragen stellen und Fragen beantworten. Du kannst auf diesem Wege auch unabhängig von einem Review einen Verbesserungsvorschlag machen.
Die Diskussion von Details neuer Prozessversionen findet in Reviews statt. Du kannst als Reviewbeteiligter zugeordnet werden.

Im Review können der Gesamtprozess und einzelne Prozesselemente kommentiert werden. Ein Kommentar lässt sich durch ein Label kennzeichnen. Welche Labels zur Verfügung stehen, legt der BPM-Manager unter Einstellungen > Prozessraum verwalten > Individualisieren > Review-Labels fest.

Abschließend ist jeder Reviewbeteiligte dazu aufgefordert, eine abschließende Bewertung der Prozessversion (Revision) abzugeben. Die Freigabe kann empfohlen, unter Auflagen empfohlen oder nicht empfohlen werden.
Als Prozessdesigner kannst Du Prozesse mit dem integrierten Modeler direkt als BPMN-Diagramm erstellen und als Prozessversion (Revision) dem Prozessraum hinzufügen.

Siehe auch: Fragen und Antworten, Entwürfe