Wie Du mitmachst

Lerne Benachrichtigungen, Aufgaben, Anhänge, Reviews, Jobs und das Risikomanagement kennen.

Benachrichtigungen halten Dich auf dem Laufenden zu Prozessimporten und Ereignissen für Prozesse, die Du abonniert hast, sowie zu anderen relevanten Ereignissen.

Deine Aufgaben informieren Dich über von Dir auszuführende Tätigkeiten in Bpanda.

Anhänge verknüpfen einen Prozess auf der Prozessseite mit Dokumenten, Videos und Web-Adressen.

Reviews sind grundsätzlicher Bestandteil des Freigabeprozesses für neue Prozesse oder Prozessversionen.

Mit Jobs lebst Du Deine Prozesse im Arbeitsalltag und meisterst gemeinsam mit allen Prozessbeteiligten die Arbeitsschritte des Prozesses in Echtzeit.

Mit dem Risikomanagement kannst Du Dich auf die relevanten Stellglieder der Prozesslandschaft im Unternehmen fokussieren und Deine Prozesse verbessern und sicherer machen.

Benachrichtigungen

Benachrichtigungen halten Dich auf dem Laufenden zu Prozessimporten und Ereignissen für Prozesse, die Du abonniert hast, sowie zu anderen relevanten Ereignissen.

Benachrichtigungen finden und verwalten

Im Kopfbereich kannst Du stets auf Deine Benachrichtigungen zugreifen. Du wirst über die aktuelle Anzahl der ungelesenen Benachrichtigungen informiert.

Jeder Prozessnutzer kann auf der Prozessseite Benachrichtigungen zu einem Prozess abonnieren.

Auf der Seite Benachrichtigungen kannst Du im Register Mitteilungen Deine Mitteilungen ansehen, nach Kategorien filtern, einzeln oder insgesamt löschen. Im Register Abonnements kannst du Deine abonnierten Prozesse aufrufen.

Oberhalb der Nachrichtenliste schränken Filter die Anzeige auf die Benachrichtigungen in den Kategorien ein, in denen welche eintrafen.

Um Dir die abonnierten Prozesse anzeigen zu lassen, wähle auf der Seite Benachrichtigungen das Register Abonnements. Die Abonnements können hier beendet werden. Beendete Abonnements bleiben dauerhaft für diesen Prozess beendet. Abonnements können durch ein manuelles Abonnieren wieder aktiv werden. Eine automatische Aktivierung eines beendeten Abonnements durch beispielsweise einen Rollenwechsel ist nicht möglich.

Um alle ungelesenen Benachrichtigungen als gelesen zu markieren, wähle im Register Mitteilungen ⋮ Alle als gelesen markieren. Die Markierungen werden von ungelesen auf gelesen umgestellt.

Um alle gelesenen Benachrichtigungen zu löschen, wähle im Register Mitteilungen ⋮ Alle gelesenen Benachrichtigungen löschen. Alle gelesenen Benachrichtigungen werden ohne Nachfrage gelöscht.

Um alle Benachrichtigungen zu löschen, wähle im Register Mitteilungen ⋮ Alle löschen. Die Benachrichtigungen werden ohne Nachfrage gelöscht.

Um eine einzelne Benachrichtigung zu löschen, klicke in der Benachrichtigungszeile rechts auf Benachrichtigung löschen. Die Benachrichtigung wird ohne Nachfrage gelöscht.

Um eine einzelne Benachrichtigung als gelesen zu markieren, klicke in der Benachrichtigungszeile rechts auf Benachrichtigung als gelesen markieren. Die Markierung wird auf gelesen umgestellt.

Kategorien von Benachrichtigungen

Du erhältst Benachrichtigungen in folgenden Kategorien:

Anhang (zu abonnierten Prozessen)

Diskussion (ausschließlich für Reviewverantwortliche und Reviewteilnehmer)

Import (von beliebigen neuen Prozessen)

Organisation (z.B. Rollenzuordnung innerhalb einer Organisationseinheit)

Persönlich (z.B. Rollenzuordnung)

Prozess (z.B. Veröffentlichungen, für abonnierte Prozesse)

Prozessraum (ausschließlich für BPM-Manager und Prozessdesigner)

Q&A (Fragen und Antworten, zu abonnierten Prozessen sowie Antworten zu eigenen Fragen)

Review (für Reviewverantwortliche und Reviewteilnehmer)

Vorschlag (als Verbesserungsvorschlag gekennzeichnete Fragen zu abonnierten Prozessen sowie Antworten zu eigenen Vorschlägen)

Wann Du eine zusätzliche E-Mail erhältst

Auf bestimmte Benachrichtigungen ist eine zeitnahe Reaktion wünschenswert.

Bei aufgabenbezogenen Benachrichtigungen mit einer höheren Dringlichkeit erhältst Du innerhalb von ca. fünf Minuten zusätzlich eine E-Mail (unten mit [!] gekennzeichnet).
Wenn eine der aufgeführten Benachrichtigungen ungelesen bleibt, dann erhältst Du am Ende des Tages einmalig eine Erinnerung an alle ungelesenen Benachrichtigungen des Tages per E-Mail.

Beide E-Mail-Arten haben den Betreff “Aktuelle Aktivitäten in Deinem Prozessraum ‘<Prozessraum>’” und den Absender “noreply@Bpanda.com”.

Eine entsprechende E-Mail mit einem Hinweis auf die relevante Benachrichtigung erhältst Du in folgenden Rollen:

Jeder Benutzer

Job, der übernommen werden kann [!]
Zugewiesener, eigener Job [!]
Start eines Reviews und Hinzufügung als Reviewteilnehmer oder Reviewverantwortlicher [!]
Nachträgliche Hinzufügung als Reviewteilnehmer
Rollenänderungen (Prozessverantwortlicher, Prozessbeteiligter, Prozessmitwirkender, Prozessdesigner, BPM-Manager)
Rollenzuordnung für eine Organisationseinheit
Import eines neuen Prozesses
Fehler beim Import eines Prozesses
Anpassung der Gültigkeit einer Prozessversion
Veröffentlichung einer Prozessversion
Hinzufügung eines Anhangs zu einem Prozess
Antwort auf eine eigene Frage

Prozessverantwortliche

Frage zum Prozess [!]
Auslaufende gültige Prozessversion ohne Nachfolgeversion
Aus- und Einblenden von eigenen Prozessen

Reviewverantwortliche

Benachrichtigung von einem anderen Reviewverantwortlichen
Von Teilnehmer abgegebene Bewertung oder Feedback
Rollenänderung für eigenes Review

Reviewteilnehmer

Benachrichtigung vom Reviewverantwortlichen [!]
Rollenänderung für eigenes Review
Einladung zum Feedback
Antwort auf eigenes Feedback
Änderungen zum Review (Deadline, Beendigung)

BPM-Manager

Aus- und Einblenden von Prozessen
Aktualisierung der Organisationsstruktur
Fehler bei der Aktualisierung der Organisationsstruktur

Siehe auch: Allgemeine Funktionen zum Prozess

Aufgaben

Deine Aufgaben informieren Dich über von Dir auszuführende Tätigkeiten.

Aufgaben verstehen

Über den Bereich Aktuelle Aufgaben auf der Startseite kannst Du auf Deine Aufgaben zugreifen. Der Bereich zeigt Dir Deine aktuellen Aufgaben; ein Klick auf die Überschrift öffnet die Seite Meine Aufgaben mit allen Aufgaben.

Auf der Seite Meine Aufgaben kannst Du Deine Aufgaben ansehen. Sie sind zeitlich gegliedert, wenn entsprechende Aufgaben vorhanden sind: Heute, Diese Woche, Dieser Monat und Später. Wenn Du Aufgaben markierst, dann werden diese zusätzlich in der Liste Markiert am Seitenanfang aufgelistet.

Mit dem Filter kannst Du die Anzeige auf die Aufgaben bestimmter Kategorien einschränken.

Für eine Aufgabe erscheinen je Eintrag folgende Informationen: Kategoriesymbol, Aufgabentext, ggf. Deadline-Hinweis, Markieren, ggf. Aufgabe löschen.

Jeder Eintrag ist direkt mit dem jeweils relevanten Element im Prozessraum verlinkt.

Die Kategorien und ihre Symbole werden weiter unten beschrieben.

Die Aufgabentexte sind standardisiert und werden weiter unten im Einzelnen aufgeführt.

Bestimmte Aufgaben wie Review, Prozessgültigkeit, Risikoanalyse aktualisieren besitzen ein Deadline-Datum und weisen bei Überschreitung einen Deadline-Hinweis (Überfällig seit {{Zeitraum}}) auf. Aufgaben wie Jobs besitzen nur optional ein Deadline-Datum. Für eine ablaufende Prozessversion wird die Restdauer der Gültigkeit angezeigt.

Um eine Aufgabe zu markieren, klicke in der Aufgabenzeile rechts auf Markieren. Die Aufgabe wird in der Liste Markiert angezeigt. Um die Markierung einer Aufgabe zu entfernen, klicke auf Markierung aufheben.

Klicke in der Aufgabenzeile rechts auf Aufgabe löschen, um sie als gelöscht zu kennzeichnen. Der Eintrag der Aufgabe wird unumkehrbar als gelöscht gekennzeichnet. Die Aufgaben werden beim Verlassen oder Aktualisieren der Seite unwiederbringlich gelöscht.

Kategorien von Aufgaben

Du erhältst Aufgaben in folgenden Kategorien:

Job

Job erledigen (Empfänger: Prozessbeteiligte, Link zum Job)

Erledige den Job ‘{{name}}’

Diese Aufgabe ist beendet, sobald der Job erledigt wurde oder Du aktuell keine Zuständigkeit für einen Arbeitsschritt dieses Jobs besitzt.
Job übernehmen (Empfänger: Prozessbeteiligte, Link zum Job)

Der Job ‘{{name}}’ kann genommen werden

Diese Aufgabe ist beendet, sobald der aktuelle Arbeitsschritt einem anderen Zuständigen zugeordnet wird.

Review

Prozess bewerten (Empfänger: Reviewteilnehmer, Link zum Review)

Gib Deine Bewertung im Review zum Prozess ‘{{title}}’ Revision ‘{{revision}}’ ab

Diese Aufgabe ist beendet, sobald Du eine Bewertung für das Review abgegeben hast.
Review beenden (Empfänger: Reviewverantwortliche, Link zum Review)

Beende das Review zum Prozess ‘{{title}}’ Revision ‘{{revision}}’

Diese Aufgabe ist beendet, sobald das Review beendet und eine Entscheidung getroffen wurde.

Q&A

Frage beantworten (Empfänger: Prozessverantwortliche, Prozessmitwirkende, Link zu den Q&A des Prozesses)

Beantworte zum Prozess ‘{{process}}’ die Frage ‘{{title}}’

Diese Aufgabe ist beendet, sobald Du diese Frage beantwortet hast.

Falls die Frage bereits von einem anderen Nutzer beantwortet wurde oder es nichts zu beantworten gibt, muss die Aufgabe auf der Seite Meine Aufgaben von Dir gelöscht werden.

Prozessgültigkeit

Ablaufende Version überarbeiten (Empfänger: Prozessverantwortliche, Prozessdesigner, Link zum Prozess)

Die Version Deines Prozesses ‘{{name}}’ läuft ab

Diese Aufgabe ist beendet, sobald eine Nachfolgeversion zu diesem Prozess veröffentlicht wurde.
Abgelaufene Version überarbeiten (Empfänger: Prozessverantwortliche, Prozessdesigner, Link zum Prozess)

Die Version Deines Prozesses ‘{{name}}’ ist abgelaufen. Bitte kümmere Dich um eine neue Prozessversion

Diese Aufgabe ist beendet, sobald eine Nachfolgeversion zu diesem Prozess veröffentlicht wurde.

Freigabeprozess

Freigabeprozess für eine neue Revision starten (Empfänger: Prozessverantwortliche, Link zum Prozess)

Starte den Freigabeprozess für die Revision ‘{{revision}}’ des Prozesses ‘{{process}}’

Diese Aufgabe ist beendet, sobald der Freigabeprozess für diese Revision gestartet wurde.
Review für eine neue Revision anlegen (Empfänger: Prozessverantwortliche, Link zum Prozess)

Lege ein Review für die Revision ‘{{revision}}’ des Prozesses ‘{{process}}’ an

Diese Aufgabe ist beendet, sobald ein Review für diese Revision angelegt wurde.
Revision veröffentlichen (Empfänger: Prozessverantwortliche, Link zum Prozess)

Veröffentliche die Revision ‘{{revision}}’ des Prozesses ‘{{process}}’

Diese Aufgabe ist beendet, sobald die Revision veröffentlicht wurde.
Feedback für abgelehntes Review bearbeiten (Empfänger: Prozessverantwortliche, Prozessdesigner, Link zum Prozess)

Überarbeite die Revision ‘{{revision}}’ zum Prozess ‘{{process}}’, um ein erneutes Review durchzuführen

Diese Aufgabe ist beendet, sobald eine neue Revision zu einem Prozess (mit negativem Review-Ergebnis) eingereicht wurde.

Risikomanagement

Risikoanalyse initial durchführen (Empfänger: Prozessverantwortliche, Risikomanager, BPM-Manager, Link zur Risikoanalyse des Prozesses)

Führe eine Risikoanalyse zum Prozess ‘{{process}}’ durch

Diese Aufgabe ist beendet, sobald die initiale Risikoanalyse gestartet wurde.
Risikoanalyse aktualisieren (Empfänger: Prozessverantwortliche, Risikomanager, BPM-Manager, Link zur Risikoanalyse des Prozesses)

Führe eine Risikoanalyse zum Prozess ‘{{process}}’ durch

Diese Aufgabe ist beendet, sobald die Aktualisierung der Risikoanalyse gestartet wurde.

Anhänge

Anhänge verknüpfen einen Prozess auf der Prozessseite mit Dokumenten, Videos und Web-Adressen.

Als Prozessverantwortlicher, Prozessmitwirkender oder Prozessdesigner kannst Du einem Prozess auf der Prozessseite im Register Übersicht Anhänge hinzufügen, um die dargestellten Abläufe im Diagramm zu erläutern und so das Prozessverständnis aller Beteiligten fördern.

In den Registern Liste und Guide können Anhänge zudem auch an jedem Prozessschritt angefügt werden.

Als Anhänge können Dokumente, Links und Videos verlinkt werden.

Die Anhänge sind für alle sichtbar und können von allen genutzt werden. PDF-Dokumente können in einem Vorschaudialog angezeigt und heruntergeladen werden. Dokumente in anderen Formaten können heruntergeladen werden. Links (Web-Adressen) kannst Du im Browser aufrufen. Videos kannst Du direkt abspielen und die Anzeige auf Vollbild vergrößern.

Um Anhänge hinzuzufügen, wählst Du als Prozessverantwortlicher Neuer Anhang. Für die Anhänge erscheinen die jeweiligen Symbole.

Dokumente werden über den Standarddialog Öffnen ausgewählt und können bis zu 50 MB groß sein. Du kannst den Dateinamen über ⋮ als Dokumentnamen abändern und eine Beschreibung zum Dokument eingeben.

Links (Web-Adressen) werden in einem Dialog direkt als URL eingegeben und hinzugefügt. Sie können anschließend über ⋮ mit einer Beschreibung versehen werden.

Videos von den Videoplattformen YouTube und Vimeo können verlinkt werden. Sie werden in einem Dialog direkt als URL eingegeben und hinzugefügt. Sie können anschließend über ⋮ mit einer Beschreibung versehen werden.

Wähle jeweils Hinzufügen, um den ausgewählten Anhang hinzuzufügen.

Reviews

Reviews sind grundsätzlicher Bestandteil des Freigabeprozesses für neue Prozesse oder Prozessversionen.

Freigabeprozess

Prozesse gelten nicht per se. Sie unterliegen vor der Veröffentlichung einem Freigabeprozess, der grundsätzlich auch ein Review einschließt. Als Prozessverantwortlicher kannst Du Prozesse durch explizit zugeordnete Reviewteilnehmer begutachten lassen. Du kannst einen Reviewverantwortlichen bestimmen, der den Freigabeprozess organisatorisch abwickelt.

Ein Review zielt auf die Diskussion und Freigabe einer Prozessrevision. Das Review gibt als Ergebnis eine Empfehlung zur Freigabe. Freigegebene Prozessversionen werden durch den Prozessverantwortlichen mit einem bestimmten Gültigkeitszeitraum veröffentlicht.

Für den Prozessraum ist initial ein Freigabeprozess als spezieller BPMN-Prozess zu importieren, um ein einheitliches Vorgehen sicherzustellen.

Grundelemente des Freigabeprozesses sind das Review (mit der Kommentierung des Prozesses und seiner Elemente sowie der abschließenden Bewertung), die eigentliche Freigabe durch Genehmigung der Prozessversion und die anschließende Veröffentlichung des Prozesses. Schritte können ggf. auch übersprungen werden. Außerdem lässt sich der gesamte Freigabeprozess für einen Prozess oder eine Prozessversion (Revision) verwerfen, weil z.B. die Version obsolet geworden ist.

Review

Nach dem Import eines Prozesses wird dem Prozessverantwortlichen auf der Prozessseite der Start des Freigabeprozesses angeboten.

Um den zugrundeliegenden Freigabeprozess zu betrachten, wähle Mehr anzeigen. Der Freigabeprozess wird mit seiner Beschreibung und weiteren Details angezeigt. Du kannst durch den Freigabeprozess navigieren.

Ein üblicher Freigabeprozess beginnt mit dem Review eines neuen Prozesses oder einer Prozessrevision.

Als erstes sind dazu in einem Dialog die Angaben zum Review zu erfassen:

Beschreibung

Ziel und Schwerpunkte des Reviews zur Orientierung für die Reviewteilnehmer.
Enddatum

Endtermin des Reviews, mit Ein-Klick-Festlegung nach 1, 2 oder 4 Wochen, ohne automatische Wirkung.
Teilnehmer

Teilnehmer werden automatisch benachrichtigt. Sie können Kommentare (Feedback) zum Gesamtprozess oder einzelnen Prozesselementen und eine abschließende Bewertung zur Prozessversion (Revision) abgeben.
Reviewverantwortliche

Festlegen weiterer Reviewverantwortlicher, falls erforderlich.

Abschließend wird das Review gestartet. Alle Reviewteilnehmer und Reviewverantwortlichen werden zu dem Review automatisch benachrichtigt.

Der Inhalt des Reviews besteht im Wesentlichen aus der Kommentierung des Gesamtprozesses oder von Prozesselementen (Feedback) und der abschließenden Bewertung.

Die Kommentare können mit Labels versehen werden, um z.B. auf eine notwendige Entscheidung hinzuweisen oder einen Verbesserungsvorschlag hervorzuheben.

Die Bewertung kann in drei Varianten erfolgen.

Kann freigegeben werden

Diese Prozessversion kann ohne Auflagen freigegeben werden
Kann unter Auflagen freigegeben werden

Vor einer Freigabe sind die in der Diskussion angesprochenen Punkte zu korrigieren
Sollte nicht freigegeben werden

Diese Prozessversion sollte nicht freigegeben werden

Freigabe

Ein Reviewverantwortlicher beendet das Review, nachdem er sich über das Reviewergebnis anhand des Feedbacks und der Bewertungen der Reviewteilnehmer ein Urteil gebildet hat. Er entscheidet mit dem Beenden des Reviews unmittelbar, ob die Prozessversion genehmigt oder abgelehnt wird.

Wenn eine Prozessversion (Revision) abgelehnt wird, dann müssen die in der Diskussion genannten Mängel im Prozess beseitigt werden, um eine verbesserte Prozessversion importieren und danach deren Freigabeprozess starten zu können.

Eine genehmigte Prozessversion wird im nächsten Schritt normalerweise veröffentlicht. Der Freigabeprozess kann anderes festlegen.

Veröffentlichung

Im Freigabeprozess sorgt die Veröffentlichung einer genehmigten Prozessversion dafür, dass die Prozessversion in einem zu bestimmenden Zeitraum als gültige Prozessversion im Prozessraum für alle Prozessnutzer zur Verfügung steht.

Als erstes sind dazu in einem Assistenten die Angaben zur Veröffentlichung zu erfassen:

Gültigkeitszeitraum

Der Gültigkeitszeitraum bestimmt, wann die Prozessversion als gültige Prozessversion für alle Prozessnutzer sichtbar ist. Bei Überschneidungen zum Gültigkeitszeitraum einer Vorgängerversion erhältst Du eine Meldung, um die Überschneidung ggf. zu entfernen.
Änderungsbericht

Der Änderungsbericht beschreibt die relevanten Änderungen der Prozessversion für die Prozessnutzer.
Versionsnummer

Die Versionsnummer wird (zusammen mit dem Versionslabel) unterhalb des Namens der Prozessversion im Kopfbereich des Prozesses angezeigt.
Versionsbezeichnung (optional)

Die Versionsbezeichnung wird (nach der Versionsnummer) unterhalb des Namens der Prozessversion im Kopfbereich des Prozesses angezeigt.
Prozess veröffentlichen

Der Assistent fasst die Angaben zur Veröffentlichung zusammen. Wähle Prozess veröffentlichen, um die Prozessversion zu veröffentlichen.

Die Prozessversion wird im angegebenen Gültigkeitszeitraum als gültige Prozessversion für alle Prozessnutzer sichtbar sein.

Jobs

Mit Jobs lebst Du Deine Prozesse im Arbeitsalltag und meisterst gemeinsam mit allen Prozessbeteiligten die Arbeitsschritte des Prozesses in Echtzeit.

Jobs machen Prozesse lebendig. Ein Job setzt einen veröffentlichten Prozess in eine Reihe von Tätigkeiten um, die Schritt für Schritt von den jeweils zugeordneten Mitarbeitern durchzuführen sind. Ein Job ist der beliebig oft wiederholbare “Laufzettel” eines gültigen Prozesses.

Ein Assistent hilft beim einfachen Erstellen eines Jobs aus einem Prozess.

Die Tätigkeiten können über die Grenzen von Verantwortungsbereichen (Lanes) hinweg einzelnen Mitarbeitern oder Gruppen zugewiesen werden.

Die Deadline eines Jobs bestimmt, in welcher Reihenfolge Dir die Jobs angezeigt werden.

Anhänge und Nachrichten sichern die notwendigen Informationen zur qualitätsgerechten Ausführung des Jobs und seiner Arbeitsschritte.

Kommentare und Analysen unterstützen die Prozessverbesserung durch die praktischen Erfahrungen bei der Realisierung.

Übersichten zu den Jobs, die Dir oder Deiner Gruppe zugeordnet wurden, und zum Fortschritt bei der Realisierung der Arbeitsschritte machen die praktische Umsetzung der Prozesse transparent.

Übersicht zu Deinen Jobs

Arbeitsschritte, die Dir in Jobs zugewiesen wurden, sind Bestandteil Deiner Aufgaben. Die Startseite zeigt sie Dir im Bereich Aktuelle Aufgaben.

Im Hauptmenü führt Dich Jobs direkt zur Übersicht der Jobs, die Dir oder Deiner Gruppe zur Ausführung zugeordnet sind.

Hier kannst Du Jobs übernehmen und mit der Ausführung beginnen.
Mit dem Job-Assistenten zum neuen Job

Grundsätzlich kann jeder einen Job zu einem gültigen Prozess erstellen. Ein Assistent unterstützt Dich bei den wenigen Schritten. Dabei sind nur wenige Jobdetails festzulegen, denn die Übernahme der Arbeitsschritte aus dem Prozess erfolgt automatisch. (Bei der Übernahme aus dem Prozess werden inklusive und ereignisbasierte Gateways, alle Ereignistypen außer Nachrichten als Start- und Endereignis sowie mehrere Startereignisse aktuell nicht unterstützt.)
Jobseite: Schritt für Schritt die Übersicht behalten

Wenn Du einen Job übernimmst oder erstellt hast, dann wird er auf der Jobseite angezeigt. Die Jobseite bietet auf der linken Seite das ⋮ Untermenü (mit Zugriff auf die Jobdetails, die Anhänge und die Verantwortlichen), das Jobprotokoll und ein Nachrichtenfeld sowie auf der rechten Seite die Checkliste zum Job und dessen grafische Darstellung.

Hier startest Du einzelne Arbeitsschritte, die Dir zugewiesen wurden, kommentierst sie ggf. und schließt sie letztendlich ab. Zu jedem Arbeitsschritt können Anhänge oder Nachrichten angezeigt werden, die Dich mit den notwendigen Informationen versorgen.

In der Übersicht können die Arbeitsschritte von Jobs, die mehrere Verantwortungsbereiche (Lanes) betreffen, auch bereichsübergreifend zugewiesen werden. Dabei werden auch parallele Verzweigungen berücksichtigt.
Jobanalysen unterstützen die Prozessverbesserung

Die praktische Realisierung der einzelnen Arbeitsschritte kann neue Erkenntnisse zur Verbesserung des Prozesses mit sich bringen. Vielleicht sollten bestimmte Arbeitsschritte besser aufgeteilt werden, vielleicht sind Arbeitsschritte aber auch besser zusammenzulegen. Möglicherweise wurde etwas Wesentliches vergessen. Kommentare zu ausgelassenen oder zusätzlichen Arbeitsschritten unterstützen die permanente Verbesserung der Prozesse.

Für BPM-Manager, Prozessverantwortliche und Prozessdesigner steht eine Analyse aller in einem bestimmten Zeitraum laufenden Jobs mit eingetragener Deadline zur Verfügung, die u.a. auswertet, wie viele Jobs vor oder nach der Deadline beendet wurden und wie groß die Durchlaufzeiten waren.

Risikomanagement

Mit dem Risikomanagement kannst Du Dich auf die relevanten Stellglieder der Prozesslandschaft im Unternehmen fokussieren und Deine Prozesse verbessern und sicherer machen.

Zweck

Chancen und Risiken erfassen

Risikomanagement in Bpanda befasst sich mit der Identifizierung von Chancen und Risiken innerhalb von Prozessen sowie deren Kontrolle.

Als Risiko wird dabei ein möglicherweise eintretendes Ereignis gesehen, das sich negativ auf den Prozess und/oder seine Ergebnisse auswirken kann.

Als Chance wird ein möglicherweise eintretendes Ereignis gesehen, das sich positiv auf den Prozess und/oder seine Ergebnisse auswirken kann.

Die Kontrollen sorgen dafür, dass Du die aktuell relevanten Stärken und Schwächen in der Prozesslandschaft im Blick behältst.

Wozu dient das Risikomanagement?

Identifizieren von Chancen und Risiken für den Gesamtprozess und einzelne Prozesselemente, z.B. durch den Einsatz neuer Technologien oder die Umsetzung von Standards und gesetzlichen Vorgaben
Einheitliches und transparentes Bewerten der identifizierten Risiken und Chancen
Kontrollieren der wesentlichen Risiken und Chancen in der Prozesslandschaft des Unternehmens

Bpanda unterstützt eine umfassende und einheitliche Dokumentation der Prozessrisiken und ‑chancen sowie eine fokussierte Kontrolle von deren Entwicklung.

Was bietet das Risikomanagement in Bpanda?

Der Prozessverantwortliche kann den Prozess und dessen Elemente hinsichtlich der Risiken und Chancen bewerten sowie deren regelmäßige Kontrolle festlegen und behält so stets die Übersicht zu den aktuell relevanten Stärken und Schwächen der von ihm verantworteten Prozesse.
Über das Dashboard erhält der Risikomanager einen schnellen Überblick über alle Chancen und Risiken.
Die Erfassung von Chancen und Risiken erfolgt direkt im Tool, ebenso deren Kontrolle. Alle involvierten Personen sehen jederzeit den aktuellen Stand der Bewertung der Chancen und Risiken.
Die erfassten Chancen und Risiken werden am Prozess und an den betreffenden Prozesselementen mit einheitlichen Symbolen dargestellt. Dies erleichtert zum einen die Gesamteinschätzung von Prozessen und zum anderen die gezielte Kontrolle einzelner Prozesselemente.
Mit der regelmäßigen Kontrolle der wesentlichen Chancen und Risiken von Prozessen durch festgelegte Verantwortliche wird eine kontinuierliche Auseinandersetzung mit den aktuell relevanten Stellgliedern in der Prozesslandschaft unterstützt.

So navigierst Du zu den Funktionen des Risikomanagements

Risikomanagement

Die Seite Risikomanagement steht Risikomanagern und BPM-Managern zur Verfügung und kann über den Menüpunkt Risiken im Hauptmenü aufgerufen werden. Sie bietet Zugriff auf die Informationen zum Risikomanagement im Prozessraum.

Die Seite zeigt die vielfältigen Informationen in Registern an.

Dashboard

Zeigt Karten und Kacheln mit Informationen u.a. zum Status der Risikoanalysen, zur Risikorelevanz, zur Erfassungsmatrix, zu den Risikokategorien und zum Status der Kontrollbewertung.
Kontrollbewertung

In diesem Register wird zur Gesamtbewertung, zu Kontrollen ohne Bewertungen sowie zu den Bewertungskriterien Durchführung, Design, Wirksamkeit und Angemessenheit der Kontrollen informiert.
Vergleich

Hier können Vergleiche für verschiedene Zeitpunkte über alle Risikoanalysen hinsichtlich Erfassungsmatrix, Risikokategorien und Kontrollbewertungen vorgenommen werden.
Vorlagen

Vorlagen für Risiken und Chancen vereinfachen und vereinheitlichen die Erfassung. Vorlagen können von den Prozessverantwortlichen gespeichert oder hier angelegt werden. Sie stehen den Prozessverantwortlichen beim Erstellen einer Risikoanalyse zur Verfügung.

Prozessseite

Als Prozessverantwortlicher hast Du auf der Prozessseite im Abschnitt Risikoanalysen Zugriff auf die prozessbezogenen Funktionen des Risikomanagements.

Mit dem Befehl ⋮ Risiken analysieren öffnest Du die Risikoanalyse zum Prozess.

Dort stehen Befehle zum Erfassen und Bearbeiten von Risiken oder Chancen für den Prozess und seine Elemente zur Verfügung. Vorlagen können die Erfassung vereinfachen.

Siehe auch: Risiken und Chancen beurteilen, Risiken und Chancen managen