--- title: "Prozessraum managen: Überblick" description: "Im Prozessraum müssen generelle Einstellungen, Prozesse, Rollen und Reviews verwaltet werden." search: tags: - "konzept" - "prozessraum" - "verwalten" - "bpm-manager" - "aufgaben" --- Im Prozessraum müssen generelle Einstellungen, Prozesse, Rollen und Reviews verwaltet werden. **BPM-Manager** und **Prozessverantwortliche** verwalten die Prozesse und Rollen. Für **Reviews** werden **Reviewverantwortliche** bestimmt. ## Generelle Einstellungen für den Prozessraum Für die Prozesshierarchie, die Rollenzuordnung für **Manager** und **Designer**, den integrierten **Modeler**, das Aussehen von Bpanda und Weiteres trifft der **BPM-Manager** grundsätzliche Festlegungen auf der Seite **Prozessraum verwalten**, die er im Hauptmenü unter **Einstellungen** erreicht. Analysen bieten dort Übersichtsinformationen. ## Prozesshierarchie verwalten ### Prozesshierarchie erstellen Prozesse haben eine bestimmte Stellung in der Prozesslandschaft Deines Unternehmens. Um Prozesse ausgehend von der allgemeinen Ebene der Management-, Kern- und Unterstützungsprozesse bis zu den spezifischen Prozeduren innerhalb von Teilprozessen zu gruppieren, wird deren Struktur als Prozesshierarchie in mehreren Ebenen dargestellt. Jedem Hierarchieelement können durch den **BPM-Manager** Unterebenen oder Prozesse zugeordnet werden. Der entstehende Strukturbaum ist navigierbar. ### Prozesslandkarten verwenden Zur Visualisierung der Prozesshierarchie und zur Vereinfachung der Navigation durch grafische Elemente werden normalerweise Prozesslandkarten verwendet, die jeweils ein Element durch verlinkte Flächenelemente gliedern. Prozesslandkarten sind SVG-Grafiken und können entweder aus Fremdtools importiert oder im Modeler erstellt werden. ### Prozesse einordnen Um Prozesse im Prozessraum nutzen zu können, müssen sie initial aus Modellierungswerkzeugen importiert oder aus dem integrierten **Modeler** hinzugefügt werden. Dies kann auch ein **Prozessdesigner** tun. Die Zuordnung der Prozesse zur Prozesshierarchie obliegt dem **BPM-Manager**. Wenn **Prozesslandkarten** verwendet werden, dann verlinkt der **BPM-Manager** die einzelnen SVG-Elemente einer Prozesslandkarte mit einer Prozesslandkarte einer tieferen Ebene der Prozesshierarchie oder mit einem Prozess. Dadurch entsteht ein navigierbares, anschauliches Abbild einer Prozesslandschaft. Für jeden Prozess kann durch den **BPM-Manager** ein **Prozessverantwortlicher** festgelegt werden. Beide können weitere **Prozessverantwortliche** bestimmen. Eine neue Version eines Prozesses kann durch **BPM-Manager**, **Prozessdesigner** oder **Prozessverantwortliche** importiert bzw. hochgeladen werden. ## Benutzer und Rollen zuordnen ### Rollen verwenden Rollen werden einem Benutzer direkt oder über die Mitgliedschaft in einer Gruppe zugeordnet. Die Rollen bündeln bestimmte Funktionen und werden zumeist in Bezug auf einen Prozess oder dessen Review vergeben. Sind einem Benutzer mehrere Rollen für einen Prozess zugeordnet, so kann er alle entsprechenden Funktionen nutzen. ### Im Account definierte Rollen Bestimmte Benutzer werden in der **Accountverwaltung** mit einer speziellen Lizenz ausgestattet, die das Importieren von Prozessen und die Nutzung des integrierten **Modelers** ermöglicht. Diese Benutzer verfügen im Prozessraum automatisch über die Rolle **Prozessdesigner**. Einer dieser Benutzer wird initial als **BPM-Manager** des Prozessraums festgelegt. Weitere **BPM-Manager** können ausschließlich aus der Reihe der **Prozessdesigner** ausgewählt werden. ### Rollenzuordnungen vornehmen Um im Prozessraum Benutzer und Rollen zuordnen zu können, müssen Benutzer durch den **BPM-Manager** in den Prozessraum eingeladen werden. Die Rollenzuordnung für Prozesse kann durch **BPM-Manager** oder **Prozessverantwortliche** erfolgen und umfasst **Prozessverantwortliche**, **Prozessmitwirkende** und **Prozessbeteiligte**. Diese Rollenzuordnungen bewirken, dass den Benutzern die Prozesse auf der Startseite unter **Meine Prozesse** und auf der Seite **Relevante Prozesse** angezeigt werden. Außerdem können **Prozessverantwortliche** im Zuge eines Freigabeprozesses **Verantwortliche** und **Teilnehmer** eines Reviews festlegen. Der **Reviewverantwortliche** wiederum kann dies ebenfalls tun. ## Freigabeprozess durchführen Jede Prozessversion muss einem Freigabeprozess unterzogen werden. Kernstück dieses Prozesses ist das Review. Das Review eines Prozesses startet ein **Prozessverantwortlicher**. Er legt neben den Metadaten des Reviews auch initial die Rollen im Review fest. Das Review zielt auf die Bewertung und Freigabe einer Prozessversion. Der **Prozessverantwortliche** entscheidet abschließend über die Freigabe der Prozessversion und ihre Veröffentlichung. Die Veröffentlichung erfolgt für die Nutzer des Prozessraums innerhalb eines Gültigkeitszeitraums. ## Chancen und Risiken analysieren Bpanda unterstützt Dich durch ein übersichtliches Dashboard, Bewertungen, Vergleiche und Vorlagen beim **Risikomanagement**. Du kannst als **Prozessverantwortlicher**, **Prozessmitwirkender** oder **BPM-Manager** für jeden Prozess eine Analyse starten, in der Du die Chancen und Risiken für den Prozess selbst, aber auch für einzelne Arbeitsschritte (Tasks) oder Bereiche (Lanes) erfasst und bewertest. Die Bewertung erfolgt dabei mittels einer Matrix aus Eintrittswahrscheinlichkeit und Schadensausmaß, woraus sich die Priorität ermittelt. Kontrollmechanismen fördern die aktive Auseinandersetzung mit den ermittelten Chancen und Risiken. Der **BPM-Manager** schließt die Analysen der Risiken und Chancen ab, sodass diese Informationen nun auch für jeden im Unternehmen, der den jeweiligen Prozess sehen darf, sichtbar werden. Natürlich kann er auch bewusst Prozesse als nicht relevant für eine Risikoanalyse markieren.